Süreç Yönetimi - Süreç Şeması ve Form Örnekleri

SÜREÇ YÖNETİMİ - Süreç Yönetiminin Tanımı

Detayları görmek için resimlere veya Linklere tıklayınız

Süreç Yönetimi - Süreç Şeması ve Form Örnekleri

Süreçlerin Yönetimi", mevcut fonksiyonel ve hiyerarşik örgüt yapılarına bir şekilde uygulanabilirken, "Süreçlerle Yönetim" başta örgüt yapısı olmak üzere, pek çok örnepini gördüğümüz klasik yönetsel yaklaşımın sorgulanmasını gündeme getirmektedir

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

İşletmelerde İnsan -malzeme ve ekipmanı içeren süreçler, uygulama yöntem ve becerilerine göre iyi ya da kötü neticelerle sonlanabilir. Sonuçların yani süreç performansının değiştirilmesi ve iyileştirilmesi isteniyorsa, süreçlerin işleyiş gözden geçirilmeli gerekiyorsa revizyona tabi tutulmalıdır.Peki işletmelerde süreç nasıl oluşturulursa iş akış şemalarının, örneklerinin süreçlere entegre olmasını sağlarız. Bu durumda örneklerin testlerini yaptıktan sonra hazırlanan formların sağlıklı olması gerektiğini bilmemiz gerekir. Süreçlerin iş akış formaları sorumluları tarafından değiştirilene dek, mevcut durumları ve örnek işleyişlerini korur. İnsanlar sürecin unsurlarından birisidir. Ülkemizin önde gelen kuruluşlarının bazılarında süreçlerin yönetim anlayışı uygulanırken, bazılarında da süreçlerle yönetim ya da diğer bir deyişle süreç bazlı organizasyon yapıları uygulanmaktadır Ancak insanlar süreç iyileştirilmediği sürece tek başlarına sonuçları iyileştiremez.

Süreç Yönetiminin Tanımı

Süreç yönetimi, süreçlerin sürekli ve düzenli olarak izlenmesi ve geliştirilmesini garanti altına almak için yapılan faaliyetler dizisidir. Süreç yönetimi süreçlerin tasarımı, sürdürülmesi, müşteri ihtiyaçlarının daha iyi karşılanması için sürekli değerlendirme, analiz ve geliştirmeleri kapsayan bir çevrimdir.

Süreç yönetimi temelinde şu prensipler yer alır:

İnsanları, prosedürleri, malzeme ve ekipmanı içeren süreçler, işletilme yönetim ve becerilerine göre ya da kötü sonuçlar üretir.
Sonuçların (süreç performansının) değiştirilmesi ve iyileştirilmesi isteniyorsa, süreçlerin işleyiş biçimleri değiştirilmelidir.
Süreçler, sorumluları tarafından değiştirilene dek, mevcut durumlarını ve işleyişlerini korur.
İnsanlar, sürecin unsurlarından birisidir, ancak insanlar süreç iyileştirilemediği sürece tek başlarına sonuçları iyileştiremez.

Süreçin Tanımlanması

Süreçler genelde aşağıdaki özelliklere sahiptir;

Süreçler, tanımlanabilir özelliğe sahiptir (süreçlerin temel unsurlarının a.ıklanabilmesidir).
Süreçler, ölçülebilir özelliğe sahiptir.
Süreçler, yinelenme özelliğine sahiptir.
Süreçler, kontrol edilebilme özelliğine sahiptir.
Süreçler, katma değer yaratma özelliğine sahiptir.

Süreçlerin temel unsurları ve tanımlayıcı özellikleri ise şöyledir:

Müşteri Gereksinim ve Beklentileri: Sürecin çıktısı olan ürün ve hizmetlere ilişkin olarak müşteri tarafından veya müşteri adına tanımlanmış özelliklerdir.

Tedarikçiler: Sürecin girdilerinin bir veya bir kaçını temin eden kişi ve/veya kuruluşlardır. Tedarikçiler organizasyonun içinden veya dışından olabilirler.
Girdiler: Süreci harekete geçiren ve sürecin dış çevresinden tedarikçiler tarafından katılan unsurlardır. Sermaye, işgücü, zaman, malzeme, yöntem, çalışma ortamı, makine ve ekipman süreç girdileri olarak sayılabilirler.
Süreç Sahibi: Sürecin bütünü konusunda bilgi sahibidir ve sürecin bütününü yönetir. Süreç sonuçlarını değerlendirerek bu sonuçlardan en çok etkilenen müşterilerini tanıyan, beklentilerini takip eden ve süreç çıktılarından birinci dereceden sorumlu olan kişilerdir.
Süreç Sorumlusu: Sürecin ilgili kısımlarını yürüten, temsil eden ve organizasyonda süreç sahibine bağlı çalışan kişilerdir.
Süreç Ekibi: Süreç ve/veya süreci oluşturan alt süreçler bazında iyileştirme ve geliştirme yapan ekiptir.
Süreçteki Faaliyetler: girdilerini, çıktılara dönüştüren süreç içerisinde yer alan faaliyetlerdir.
Çıktılar: Girdilerin, süreç içinde müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde katma değer yaratmaını sağlayan dönüşümün sonucunda ortaya çıkan ürün ve /veya hizmettir.
Müşteriler: Sürecin çıktılarını kullanan ve/veya onlardan yararlanan organizasyon içinden veya dışından kişi ve/veya kuruluşlardır. Sürecin temel varlık nedenidir.
Süreç Performans Ölçütleri: Sürecin, müşteri ihtiyaç beklentilerini karşılama düzeyini ölçmeye yarayan göstergelerdir (kusurlu oranı, kusur oranı, artık oranı, yeniden işleme süresi, çevrim süresi, cevap verme hızı, hatasız teslim edilen sipariş oranı, maliyeti vb.) Devamı>>>

İnsan Kaynakları Uygulamaları - TEM GRUP / Tüm Eğitimler Merkezi

Süreç Yönetiminin Temel Aşamaları

Süreci çeşitli girdilerden değer katarak bir çıktı üreten adımlar dizisi olarak tanımlamıştık. Süreçlerin başarılı bir şekilde yönetilebilmesi ve iyileştirilmesi için kuruluş içinde tüm süreçlerin tanımlı olması gerekir. Bunun anlamı; sürecin sahibi belirli, akış diyagramı mevcut, sınırları belirli, diğer süreçlerle ilişkileri tanımlı, ölçüt seti oluşturulmuş, ölçme sistemi tanımlanmış olmasıdır. Sürecin performansını ölçebilmek için oluşturulan ölçütler ise kalite, çevrim zamanı, müşteri memnuniyeti (iç/dış), maliyet sınıflarında ve gelişimi önceden algılayabilecek nitelikte tanımı herkes tarafından anlaşılmış, karalılık gösteren çözümden bağımsız olmalıdır.

Süreç Yönetimi "süreçlerin tasarımı, sürdürülmesi ve müşteri ihtiyaçlarının daha iyi karşılanması için sürekli değerlendirmeyi kapsayan bir çevrim" olarak tanımlanabilir. Kısaca süreç yönetimi, müşteri ihtiyaçları ve istekleri üzerine kurulmuş anahtar iş süreçlerinin değerlendirilmesi, analiz ve iyileştirilmesi için bir disiplindir.

Süreç yönetiminin kendiside bir süreçtir. Bu sürecin ana aşamaları aşağıdaki gibidir:

" Düşünme, kavramsal planlama

" Anlama, analiz etme

" Yapma, dizayn

" Hazırlama, uygulama

Düşünme aşaması; ön bir hazırlık niteliğindedir. Bu aşama sonucunda süreçler, süreç sahipleri ve süreç takımları belirlenmiş olur.

Kavramsal planlama; süreçlerle yönetime geçilecek olan süreçleri belirlemeyi amaçlamaktadır. Bu amaçla; öncelikle örgüt içindeki tüm süreçler sergilenerek bunların içinden öncelikli süreçlerin tanımı yapılır.

Anlama aşaması; süreçlerin analiz edildiği aşamadır. Bu aşamanın sonucunda süreçlerin akış diyagramı ve haritaları oluşturulmuş olur.

Yapma aşamasında; süreçler yeniden tasarlanır. Yeni akış diyagramları ve haritalar oluşturulur.

Hazırlama aşamasında; uygulama öncesi yapılan çalışmaları kapsar. Bu aşama esas olarak süreçlerin projelendirilmesini açıklamaktadır.

Uygulama aşaması; süreç odaklı çalışmayı ifade etmektedir. Bu uygulama öncesinde süreçler izlenir ve gerçekleştirilir.

Süreç Yönetimi Organizasyon Yapısı

Süreç Sahibi
Süreç Sorumlusu
Süreç Ekibi

Süreç Sahibi; Devam >>>

Süreç Yönetiminin işletmelerde büyük öneminin olduğu kaçınılmazdır. Bu aşamada yapılması gereken süreçlerin nasıl oluşturulacağı ve Süreç Yönetiminde kimler yer alacağı, kim tarafından sahiplenileceği büyük önem kazanmaktadır. İşletmeler genellikle süreçlerini kendi uygulama mantıklarına göre nasıl yapacaklarına karar vermelidirler. Bununla birlikte bir yönetim şekli olan Süreçlerle yönetimin varlığınıda unutmamk gerekir. Bunlar işletmelerin olmazsa olmazlarıdır. İyi bir yönlendirme ve doğru bir kurgulanma ile işlerin daha kolay yapılması sağlanacağı kaçınılmazdır.