Görev Tanımları - İş Tanımları Nasıl hazırlanır

GÖREV TANIMLARI - İŞ TANIMLARI NASIL HAZIRLANIR

Detayları görmek için resimlere veya Linklere tıklayınız

İşletmelerde Görev - İş Tanımları Nasıl Hazırlanır?

Görev tanımları bir kuruluşun üst düzey yöneticilerinden, en alt düzey çalışanına kadar bütün personelin kime bağlı çalıştığı , görevi , sorumluluğu ve yetkilerinin tarif edildiği dokümanlara denmektedir.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

İşletmelerde Görev Tanımları nasıl hazırlanırsa formlarında o şekilde olaması gerekir derken bazı yöneticiler bunlara İş Tanımları da demektedir. Görev Tanımları ve İş Tanımları Arasında örnek formların ve nasıl yapılırsa kullanışlı olura doğru cevap verilmesi şartıyla bir fark yoktur. Burada amaç kim hangi işten sorumlu olacağı ve kime karşı hangi konularda ne kadar sorumlu olacağını bilmektir. İş tanımlarında veya Görev Tanımlarında [ ikiside aynı olup isim farklıdır ] en önemli özellik formaların bulunması ve yazılırken ekip olarak hazırlanırsa genel kabul görecektir. Yazılı olmayan bir görev tanımının yasal bir geçerliliği yoktur.

Görev - İş Tanımları içeriği nasıl olmalıdır.

Görev tanımlarının hazırlanması ve hazırlanmasında dikkat edilecek hususlar, Organizasyon içerisinde yer alan her görev için görev tanımı hazırlanmalıdır. Görev tanımları kişilerle değil yapılan işle ilgili olmalıdır. (Kişini kadrosu şef ama yaptığı iş bilgisayar operatörlüğü ise

ise şefin görev tanımı Bilgisayar Operatörlüğüne göre olmalıdır.) Kurumun hedefleri ve süreçleri ile uyumlu olmalıdır.Görev tanımı hazırlanırken birimdeki herkesten görevle ilgili bilgi alınır.Görev tanımı hazırlanırken önce yasalarla belirlenmiş görevler dikkate alınmalıdır. Görev tanımları yasalara uygun olmalıdır. Görev tanımlarında çalışanların kadro ünvanı görevi, bağlı olduğu üst amir, sorumlu olduğu alt

birimler görevin kısa tanımı, sorumlulukları ve yetkileri yazılmalıdır.

İş - Görev Tanımlarını Hazırlarken Dikkat edilmesi Gerekenler

İşletmelerde iş analizleri ile toplanan tüm bilgiler, sorunlar ve aksamalı yönler geleceğe dönük ve güncel bir biçimde çözümlenmelidir.

Farklı iş yapan her iş unvanı ile gözlem, görüşme ve anket yöntemleri kullanılarak yapılan iş analizi çalışmaları tamamlandıktan sonra toplanan bilgilerden yararlanılarak analizi yapılan her bölüm için önce mevcut organizasyon şeması çizilmiş, bu şemalar üzerinde yaşayan gerçeğin tüm resmi gösterilmiştir. Daha sonra yine mevcut durumu gösteren iş akış şemaları çizilmiştir. Bu aşamada paralel olarak yürütülen süreç çalışmaları ile birlikte mevcut durumun geleceğe de hizmet edebilecek düzenlemeleri yapılarak, mevcut organizasyon şemalarında "Organizasyon İlkelerine" göre hata noktaları belirlenmiş ve yeniden düzenleme yapılarak yeni organizasyon şemaları ve iş akış şemaları çizilmiştir.

İş - Görev Tanımı ve Gerekleri Belgeleri, iş analizlerinden yararlanılarak hazırlanan ve organizasyondaki yeni düzenlemeyi dokümante eden belgelerdir. Bu belgenin; İş Tanımları Bölümü'nde ana hatları ile; işin adı, organizasyon içindeki yeri, işin kısa tanımı (işin temel fonksiyonu), iş ile ilgili görev ve sorumluluklar ve bu görev ve sorumlulukları gereği gibi yerine getirebilmek için kullanılan yetkiler ile bağlı iş unvanları.

İş Gerekleri Bölümü'nde ise; bu işte çalışacak kişide bulunması gereken özel ve genel nitelikler ve çalışma koşulları açıklanmaktadır.

İş Tanımlarında yer alan her bölümün iş analizindeki hangi soruların yanıtları ile doldurulacağı önceden belirlenmiştir. Bu konuda eğitilen Proje Ekibi üyeleri, iş tanımları ile ilgili yukarıdaki plana göre soru formlarında yer alan bilgileri tanımlara geçirmişlerdir.

İş Tanımlarında doğruluğun esas alınması en önemli nokta olmakla birlikte diğer çok önemli nokta da açık ve anlaşılır olmasıdır. Çünkü iş analizleri ayrıntılı ve uzun yazılımlara açıktır. İş Tanımlarında ise daha kısa ve özlü bir anlatım gerekmektedir. Bu nedenle iş analizlerinden elde edilen bilginin iş tanımlarına belirli standartlara bağlı olarak gerçekleştirilmesinde doğruluk, açıklık, anlaşılabilir olma ve sadelik özelliklerine dikkat edilmelidir.

Görev Tanımlar Örnekleri - Neleri İçermelidir.

İşletmelerde bilindiği üzere kimin hangi konularda nelerden sorumlu olacağı bilinmesi gerekmektedir. Bu konuyu detaylı olarak " Görev Tanımları Formu" nda açıkça belirlenmesi gerekir. Bu formlar hazırlanırken kişinin görev tanımlarını açıkça ortaya koyması beklenmektedir. Bir işletme Görev Tanımı Formunu özellikle içerik olarak kendine özgü oluşturması gerekmektedir. Başka Başka yerlerden alınmış Görev Tanımı Örneklerine fazla itibar etmemek gerekir. Bu durumda ne yapacağınızı bilmiyorsanız Profesyonel uygulamalardaki Örnekleri inceleyebilirsiniz Bu örnekleri kesinlikle bire bir işletmenize aktarmayın. Daha açık ifade ile Profesyonel uygulamalar ve size destek olacak bir kaynak yaratmadan bu görev tanımlarını kafanıza göre oluşturmaya kalkmamalısınız. Aksi halde birçok yasal yaptırımlara maruz kalmanız kaçınılmaz olacaktır. Devamı >>>

İnsan Kaynakları Uygulamaları - TEM GRUP / Tüm Eğitimler Merkezi

İş - Görev Tanımları

İş tanımının amacı; çalışanların işleriyle ilgili görev, sorumlu¬luk ve hedefler konusunda bilgilenmelerini ve görevlerini beklenen düzeyde yerine getirmelerini sağlamaktır. "Doğru işe doğru kişinin" seçilmesinde, yerleştirilmesinde ve çalışanın performansının değer¬lendirilmesinde iş tanımları etkili bir araçtır.

İş tanımı; işin gereklerine uygun personel seçiminden persone¬lin eğitilmesine, norm kadro planlamasından personelin yeni bece¬riler kazanarak terfi edilmesine, kariyer basamaklarının belirlenme¬sinden yetki ve sorumluluk sınırlarına kadar geniş bir alanda rehber niteliği taşımaktadır.

Yapılacak iş ile ilgili görev ve sorumluluklarının tam olarak yerine getirilebilmesi için, işin tamamlayıcısı olan çalışmaların yapılması da, iş tanımında yazılı olmasa dahi çalışanın yükümlülükleri kapsamındadır.

Yapılan işin öncesinde, işin yapılması sürecinde veya işin yapılması sonrasında o işin tamamlayıcısı olan işler, asıl işin içeriğine dahildir. Çalışanın asıl işinin içeriği tek bir iş veya işin iş tanımında yazılı tarifiyle sınırlı değildir. İşin içeriğinde olan bu tamamlayıcı çalışmaların, iş tanımında yazılı olmadıkları gerekçesi ile yapılmalarından kaçınılamaz.

Beyaz yakalı çalışanların iş sözleşmesindeki iş tanımına ek ola¬rak aşağıdakine benzer bir açıklamaya yer verilmesinde yarar görül¬mektedir.

Bir işin tam olarak yapılabilmesi için gerekli olan ön hazırlıklar, raporlama, prezantasyon, müşterilerin karşılanması, çalışma yerinin temiz ve düzenli tutulması, diğer çalışanlar ile gerekli işbirliğinin sağlanması, bu iş sözleşmesinde veya personelin görev tanımında yazılmamış olsa bile işin içeriğinde olup, iş tanımında yazılı olmadıkları gerekçesi ile yapılmalarından kaçınılamaz.

Mavi yakalı çalışanların iş sözleşmesindeki iş tanımına eklenebilecek açıklama örneği aşağıda verilmiştir:

Bir işin tam olarak yapılabilmesi için gerekli olan iş öncesi hazırlıklar, işin yapılması amacıyla basit bilgisayar kullanımı, Toplam Kalite Yönetiminin gereklerinin yerine getirilmesi, basit bakım gibi ayrıntılar ile işin bitiminde çalışılan yer, tezgâh, parça, ürün üzerinde yapılması gereken

Devam >>>

Bir çok işletmenin personel yöneticilerinin hazırladıkları Görev Tanımı Örneklerine bakacak olursan bunları bir formlar oluşturarak içeriğini hazırladıkları görülür. Bunların son örneklerini gördüğünüzde nasıl yapıldığı işletmeye özgü mü hazırlandığını anlamanız zor olacaktır. Görev tanımlarının nasıl hazırlandığını bilmiyorsanız işte problem burada başlıyor demektir. Oysa İnsan Kaynaklarının Görev Tanımlarını incelediğinizde ilk önde gelenenlerden birğ Görev Tanımı Hazırlama Formlarının oluştuğunu görmek olasıdır. Bu durumda yapılavak iş iyi bir Ekip çalışması ile Tüm işletmeye özgü Bir Görev Tanımı Hazırlama Prosedürü Oluşturulması gerektiği ortaya çıkmaktadır.